Trier, ranger, nettoyer, expliquer, optimiser

Non, ce n’est pas le nouveau tube de l’été !

Ce sont cinq actions bien concrètes aussi appelées « Méthode 5S » qui nous vient du Lean management, et plus particulièrement du Japon (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke).

Pourquoi ?

Tendre vers l’excellence opérationnelle, par la maîtrise et l’amélioration de son environnement de travail, notamment en mettant de l’ordre dans ses affaires. Effectivement, il est important de savoir les retrouver :

• Pour passer moins de temps à chercher = gain de temps que l’on pourra consacrer à une tâche à valeur ajoutée pour le client, le fournisseur ou l’employé.
• Pour éviter de se tromper = amélioration de la qualité.
• Pour optimiser l’espace de travail = amélioration du confort des employés.

Pour qui ?

N’importe quelle équipe évoluant en atelier, en bureau ou dans les « nuages » (fichiers dans le cloud) sera plus efficace dans un environnement de travail propre et ordonné.

Comment ?

Procéder méthodiquement, étape par étape –  et avant de les détailler, quelques points important :

• Il est indispensable d’impliquer l’équipe dans un tel projet – du début à la fin, pour que chacun se sente investit et que les résultats soient tangibles et pérennes.
• Un périmètre clair doit être établit : sur quelle zone / surface / pièce porte le projet ? Commencer éventuellement sur un périmètre restreint, en mode projet pilote, qui demandera moins d’énergie et pourra servir de cas d’étude pour d’autres zones.
• Penser à bien préparer le matériel (sacs poubelle, containers pour le recyclage, fournitures pour nettoyage etc).
• Prendre des photos avant, pendant et après – pour illustrer l’étude de cas, et c’est également une bonne manière de valoriser le travail de l’équipe.

Voici donc les cinq étapes de la méthode 5S :

1. TRIER

Commencer par trier, d’abord pour raccourcir les étapes suivantes. Ensuite parce qu’on a tendance à garder des objets ou des fichiers « au cas où ». Au-delà des règles en vigueur de conservation des documents d’entreprise et particuliers, on peut partir du principe qu’après deux ans sans utilisation / consultation, on peut s’en séparer.

Pour un tri efficace, intense et bienfaiteur, je recommande deux des conseils de Marie Kondo, une femme – japonaise, elle aussi – pleine de bon sens :

• d’une part trier par type d’objet, et non par pièce ou espace de rangement. En clair : sortir toute la papèterie du périmètre établit (aussi disséminée soit-elle à ce stade). Puis tous les objets promotionnels. Ensuite, les outils. Pièces de rechange. Et ainsi de suite, en fonction des typologies d’objet de la zone.
• D’autre part, pour chaque objet ou fichier, se poser une série de bonnes questions (que l’on peut adapter au contexte et à l’objectif) : est-ce nécessaire  à l’équipe ? Ou juste à moi ? Ou à « l’histoire » ? Un « non » à ces trois questions expédie le dit-objet au recyclage. Et un « oui » à l’une ou l’autre amorce la phase de rangement.

2. RANGER

Comment savoir où ranger un outil à la meilleure place ? Demander à celui ou celle qui l’utilise, peut-être, et s’assurer que ses allers-retours ne gênent pas un autre flux. Exemple : la personne en charge de réceptionner les fax sera placée… au plus proche du fax.

Pour cela, identifier les zones de circulation ou flux de personnes et de matériel est un exercice clé afin de définir la position la plus pertinente pour chacun des éléments.

Connaitre la fréquence d’utilisation des ressources sera aussi pratique pour mettre à porter de main les plus courantes.

A partir de ces données, il sera plus facile de définir un système de rangement logique et efficace. Un véritable allié tout au long de cette démarche est le bon sens. Et surtout : c’est un travail par l’équipe, pour l’équipe.

3. NETTOYER

Un rangement propre et un poste de travail sain… qui doivent le rester.

Au-delà du rôle des équipes de nettoyage quand elles existent, cette étape consiste surtout à repérer les problèmes de saleté récurrents, anormaux ou d’usure inhabituelle afin de mettre en place des instructions ou mesures supplémentaires pour y remédier.

Pour remédier à ces problèmes, une solution : remonter jusqu’à la cause racine pour soit l’éliminer soit annuler ses effets. L’un des moyens : les « 5 pourquoi ». Exemple : Le lieu de stockage est glissant, et donc dangereux. Pourquoi ? Parce qu’il est nettoyé deux fois par jour par l’équipe en charge. Pourquoi ? Parce qu’il a été constaté que ce local se salissait très rapidement. Pourquoi ? Parce qu’une fuite d’eau intermittente, qui n’a pas été détecté jusque-là, s’écoule le long des meubles et se répand au sol. Pourquoi ? Les inspections régulières de la plomberie n’ont pas permis de détecter cette fuite dès son apparition, car le local était trop encombré. Conclusion : un projet Méthode 5S est peut-être à envisager ! Attention cependant, à utiliser avec modération, souvent trois ou quatre suffisent mais ne surtout pas dépasser les cinq premiers pourquoi, pour éviter les situations gênantes…

Un outil ou lieu de travail particulièrement sale ou abîmé peut créer des problèmes de qualité et donner une mauvaise image de l’équipe – qui à ce stade s’est déjà beaucoup impliquée dans ce projet dont les choix vont être formalisés.

4. EXPLIQUER

Le but de cette étape est de pérenniser le travail effectué : définir des règles et standards et les rendre visibles et accessibles.

Pour une étagère, il s’agira de compartimenter et labeliser les zones. Pour un porte-outils, dessiner les contours ou utiliser des étiquettes. Ajouter des marquages au sol quand la sécurité est en jeu, etc.

L’idée est que n’importe quelle personne étrangère au service ou nouvel arrivant comprenne le système et puisse s’en servir en toute logique, de manière intuitive.

Cette pérennisation est à faire par l’équipe, par ceux et celles qui manipulent les objets, fichiers etc. En s’appropriant ces standards, ils seront plus à même de les appliquer et les partager ou même les rappeler à leurs collègues.

5. OPTIMISER

Vérifier régulièrement que les standards sont toujours suivis, que l’environnement de travail est optimum.

Cela passe par l’observation, l’écoute, des réunions courtes et informelles régulières, permettant de noter les éventuels irritants, nouveaux ou non. L’équipe, ensemble, estimera si l’on peut réviser les standards ou bien en créer de nouveaux.

Le but est de continuellement améliorer l’environnement de travail et donc la motivation et la performance de l’équipe !

Voici une série d’articles courts pour en savoir plus sur la méthode 5S.

Pour aller plus loin ?

Ça s’applique à la maison aussi !

Prenez bien soin d’adapter le vocabulaire et d’éliminer les étapes inutiles pour éviter la sur-qualité et surtout l’inflexibilité, étant donné le contexte domestique (instructions sur chaque placard, code couleur dans le frigo, marquage au sol sur le beau parquet etc).

La différence, sur l’étape du tri, est qu’il est préférable d’être seul face à ses objets :

• Pour être capable de décider sans avoir le poids du regard d’une autre personne (en train de me décider à jeter le cadeau qu’elle m’a offert il y a dix ans mais elle me regarde avec des yeux noirs aïe non je vais encore le garder…).
• Pour également se poser une question personnelle sur chaque objet : outre son utilité, quelle valeur sentimentale a-t-il pour moi ? Si la double réponse est « aucune », alors direction le recyclage.

Vivez l’expérience de satisfaction et de bien-être que procure l’accomplissement d’une telle méthode et venez la partager en commentaire ou en message privé, je serai ravi de la lire et d’échanger !